Detalhes da Cotação

Aqui você compara, lado a lado, os preços que cada fornecedor cotou, escolhe quais itens comprar de qual fornecedor e gera as Ordens de Compra correspondentes.

Acesse pelo caminho:

  Início/Compras/Cotação/Gerenciar Cotações/Detalhes Nº [número]

Cabeçalho da cotação

No topo: número da cotação, badge de aprovação (Aguardando aprovação, Aprovada por [nome] ou Reprovada por [nome]), nome (se informado), data de criação, total geral cotado, quantidade de fornecedores e — se a cotação nasceu de uma Solicitação de Compra — um link direto para ela. Quando a cotação foi reprovada com motivo, ele aparece logo abaixo do nome.

Aprovando a cotação item a item

Quando a Equipe de Compras tem um aprovador de cotação/OC, a cotação nasce Aguardando aprovação. Só ele vê os botões Aprovar Cotação e Reprovar Cotação. Sem esse aprovador, a cotação já fica liberada, os botões não aparecem e o comprador escolhe livremente os itens para gerar a ordem de compra.

Aprovar Cotação

O botão abre a janela Aprovar cotação Nº [número], com um bloco para cada produto ou insumo cotado. Em cada bloco aparecem os fornecedores que cotaram aquele item, ordenados do menor para o maior total, com o Últ. valor unit. (valor da última NF-e daquele fornecedor para o item), preço unitário, frete e total. Fornecedores sem preço informado ficam no fim da lista.

Para cada item, escolha uma opção:

Um fornecedor — o item será comprado desse fornecedor. O primeiro da lista (o de menor preço) já vem selecionado, mas você pode escolher outro, inclusive um mais caro.
Reprovar item — o item não pode virar ordem de compra. Um campo Motivo (opcional) aparece abaixo.

Cada produto é comprado de um fornecedor só. O rodapé mostra o Total aprovado e o resumo de itens aprovados e reprovados. Clique em Confirmar aprovação.

Depois da decisão:

Cada linha da cotação mostra o badge Aprovado ou Reprovado. Passe o mouse sobre um item reprovado para ver o motivo. Os fornecedores que não foram escolhidos para um produto aprovado aparecem como reprovados, com o motivo "Outro fornecedor escolhido".
Com pelo menos um item aprovado, a cotação fica Aprovada, mesmo que outros itens tenham sido reprovados. Se todos os itens forem reprovados, a cotação fica Reprovada.

Um item reprovado não volta para aprovação. Se precisar comprá-lo, crie uma nova cotação adicionando o item pela busca. Quando a cotação veio de uma Solicitação de Compra, os itens da solicitação continuam marcados como "Em cotação Nº [número]", por isso essa nova cotação não pode ser gerada pelo botão Gerar Cotação da solicitação.

Reprovar Cotação

Reprova a cotação inteira de uma vez. Abre uma janela com Motivo (opcional); confirme em Reprovar Cotação.

Comparando os preços

Os itens aparecem no card Itens da Cotação, com um bloco para cada produto ou insumo, no mesmo formato da tela de Nova Cotação. O topo do bloco mostra o tipo, o nome, a quantidade com a unidade (ex.: KG, UN) e a data de necessidade.

Dentro do bloco há uma linha para cada fornecedor que cotou o item, ordenadas do menor para o maior total (fornecedores sem preço ficam no fim), com: fornecedor, Últ. valor unit., preço unitário, ICMS, IPI, PIS, COFINS, frete (com o incoterm), previsão de entrega e o total da linha. Depois da aprovação item a item, cada linha mostra o badge Aprovado ou Reprovado.

Últ. valor unit. é o valor unitário da NF-e mais recente daquele fornecedor para o item, vinculada na tela de NF-e Indústria, com a unidade da nota (ex.: "R$ 12,99 / KG"). Passe o mouse para ver o número e a data da nota. Aparece "—" quando o fornecedor não tem NF-e vinculada daquele item. A unidade da nota é a do fornecedor e pode ser diferente da unidade do item na cotação.

No celular, cada linha de fornecedor vira um cartão com o nome de cada campo.

Escolhendo os itens e gerando a Ordem de Compra

Marque os itens que você decidiu comprar, usando o checkbox de cada linha de fornecedor.
- Quando a cotação passou pela aprovação item a item, só as linhas Aprovadas podem ser marcadas, e elas já vêm marcadas ao abrir a tela.
Você pode marcar itens de fornecedores diferentes na mesma cotação.
Clique em Criar Ordens de Compra.

Enquanto a cotação estiver Aguardando aprovação ou Reprovada, o botão Criar Ordens de Compra fica desabilitado, com a dica "Esta cotação ainda precisa ser aprovada pelo aprovador de cotação/OC."

O sistema abre uma aba nova por fornecedor selecionado, cada uma já com uma Ordem de Compra pré-preenchida com os itens, preços e dados daquele fornecedor. A ordem traz só os itens liberados, e um item reprovado na cotação não pode ser incluído nela. A ordem vinda de cotação não passa de novo pelo aprovador de cotação/OC, mas, se o total passar do valor máximo da sua alçada, ela é salva aguardando aprovação.

Esta tela mostra todos os itens da cotação, inclusive os que estão fora da sua alçada. Se você tentar gerar uma ordem de compra com um item que não atende, o sistema recusa ao salvar com a mensagem "Há itens fora da sua alçada de compras."

Se você selecionar itens de vários fornecedores ao mesmo tempo, o navegador pode bloquear as abas extras como pop-up. Se perceber que só uma aba abriu, permita pop-ups para este site e clique em Criar Ordens de Compra novamente.

A seleção de itens não é salva automaticamente — se você atualizar a página, precisa marcar os itens de novo. Além disso, o sistema não bloqueia gerar Ordens de Compra mais de uma vez a partir dos mesmos itens — evite clicar em Criar Ordens de Compra duas vezes para a mesma seleção, para não duplicar a ordem.

Dicas adicionais

Em cada item, o fornecedor de menor total já aparece em primeiro. Compare também com o Últ. valor unit. para perceber preços muito acima do que foi pago na última compra.
Use Voltar para retornar à listagem de Cotações sem gerar nenhuma Ordem de Compra.