Alçadas de Compra
A alçada define quem atende o quê: quais solicitações cada usuário pode atender, ou seja, para quais itens ele pode fazer cotação e gerar ordem de compra. Opcionalmente, ela também define até que valor esse usuário pode gerar uma ordem de compra sem precisar de aprovação. Quem aprova solicitações e cotações é definido em outra tela, a de Equipe de Compras.
Acesse pelo caminho:
Início/Compras/Ordens de Compra/Alçadas de Compra
Sem nenhuma alçada cadastrada, não há restrição por item: qualquer usuário com acesso às telas cota e gera ordem de compra de qualquer item. Na tela de Solicitações, porém, o usuário comum continua vendo só as solicitações que fez, e quem vê todas são os membros da Equipe de Compras. Ao cadastrar a primeira alçada, só os usuários com alçada compatível com os itens passam a poder cotar e gerar ordem de compra.
Tipos de abrangência
| Abrangência | O usuário atende |
|---|---|
| Total | Todas as solicitações |
| Por tipo | Insumos e/ou produtos — todos os tipos, ou só os tipos do cadastro que você escolher (ex.: Matéria-Prima, Embalagem, Mercadoria para Revenda, Material de Uso e Consumo) |
| Por grupo | Itens de grupos de produto e/ou grupos de insumo específicos |
| Somente valor | Todas as solicitações, com um valor máximo de ordem de compra — use para montar uma hierarquia simples por faixa de valor |
Um usuário pode estar em mais de uma alçada, e uma alçada pode ter vários usuários. Quando o usuário tem mais de uma, ele atende a soma de todas elas.
O que você pode montar
Alguns exemplos de configuração, do mais simples ao mais detalhado:
| Situação da empresa | Como configurar |
|---|---|
| Uma pessoa compra tudo | Não cadastre alçadas, ou crie uma alçada Total para essa pessoa |
| Um comprador para a fábrica e outro para a loja | Alçada Por tipo com Insumo (todos os tipos) para o comprador da fábrica e outra com Produto (todos os tipos) para o da loja |
| Um comprador só de embalagens | Alçada Por tipo, marcando apenas o tipo Embalagem |
| Um comprador para revenda e outro para uso e consumo | Duas alçadas Por tipo: uma com Mercadoria para Revenda, outra com Material de Uso e Consumo |
| Um comprador por família de produtos | Alçada Por grupo, com os grupos de produto ou de insumo daquela família |
| Limitar quanto cada pessoa pode comprar sem aprovação | Preencha o Valor máximo nas alçadas acima, ou crie alçadas Somente valor em faixas (veja o exemplo de hierarquia) |
Como a alçada é aplicada
- Nas buscas de cotação e de ordem de compra — quem tem alçada só encontra os itens que atende. Na Nova Cotação, o campo Tipo de Item mostra só Insumo, só Produto ou os dois, conforme a alçada, e a busca lista apenas os itens cobertos por ela. Na aba Produtos da Ordem de Compra vale o mesmo. Quem tem alçada Total, o administrador e empresas sem nenhuma alçada cadastrada continuam vendo tudo.
- Por item — a alçada é avaliada item a item. O usuário vê a solicitação se atende pelo menos um item dela, mas só cota os itens que atende. Na tela da solicitação, os demais itens aparecem com a indicação "Fora da sua alçada", e os já cotados com "Em cotação Nº [número]".
- Solicitação dividida entre alçadas — cada alçada gera a cotação dos seus itens, na sua vez, pela própria tela de Solicitações. A solicitação só vira Convertida quando o último item recebe cotação.
- Itens sem produto do sistema — uma solicitação com item só de descrição livre aparece para todas as alçadas. Um membro da Equipe de Compras (já durante a aprovação) ou qualquer usuário com alçada vincula um produto ou insumo do sistema ao item — mesmo que o produto seja de outra alçada. O item então passa para a alçada que cobre aquele produto, e só ela o cota. Veja Visualizar Solicitação de Compra.
- Valor máximo — vale para o total da ordem de compra, vinda de cotação ou criada direto. Se a ordem passar do limite do usuário, ela é salva Aguardando aprovação e fica bloqueada para compra até ser aprovada por um usuário com alçada compatível e limite maior (ou sem limite), ou pelo aprovador de cotação/OC. Valor máximo vazio significa sem limite.
Entendendo a listagem
A tabela mostra: Nome, Abrangência (badge Total, Por tipo, Por grupo ou Somente valor), Atende (ex.: "Todos os itens", "Insumo: todos os tipos; Produto: Mercadoria para Revenda", "Produto: Revenda, Insumo: Embalagens"), Valor máximo ("Sem limite" quando vazio) e os Usuários da alçada.
Se nenhuma alçada estiver cadastrada, a tela mostra "Nenhuma alçada cadastrada", lembrando que, sem alçadas, qualquer usuário pode cotar e gerar ordem de compra.
Criando ou editando uma alçada
Clique em Nova Alçada (ou no ícone de lápis de uma alçada existente) e preencha:
- Nome — um nome para identificar a alçada (ex.: "Material para revenda").
- Abrangência — escolha Total, Por tipo, Por grupo ou Somente valor.
- Por tipo: aparecem dois blocos, um para Insumo e outro para Produto. Em cada um, marque Insumo (todos os tipos) / Produto (todos os tipos) ou, em vez disso, escolha em "Ou somente os tipos:" os tipos do cadastro que essa alçada atende. Escolha pelo menos um tipo em um dos blocos.
- Por grupo: selecione os Grupos de produto e/ou os Grupos de insumo (pelo menos um grupo).
- Valor máximo da ordem de compra — marque a caixa para informar o limite em reais. Desmarcada, a alçada fica sem limite de valor. Na abrangência Somente valor, o limite é obrigatório.
- Usuários — selecione um ou mais usuários que terão essa alçada.
Clique em Salvar. O botão só libera quando o nome, pelo menos um usuário e as escolhas da abrangência estão preenchidos — e, se houver limite, um valor maior que zero.
Excluindo uma alçada
Clique no ícone de lixeira na linha desejada. A janela pergunta "Excluir a alçada [nome]?" — confirme em Excluir ou volte com Voltar.
Exemplo de hierarquia por valor
| Alçada | Abrangência | Valor máximo | Usuário |
|---|---|---|---|
| Comprador | Somente valor | R$ 7.000,00 | Ana |
| Coordenador | Somente valor | R$ 30.000,00 | Bruno |
| Diretoria | Total | Sem limite | Carla |
Uma ordem de compra de R$ 12.000,00 gerada pela Ana fica aguardando aprovação; o Bruno, a Carla ou o aprovador de cotação/OC podem aprová-la.
Dicas adicionais
- Se a sua empresa não precisa separar quem compra o quê, não cadastre alçadas — todo mundo com acesso às telas de cotação e ordem de compra compra qualquer item.
- Ao começar a usar alçadas, garanta que todo tipo de item tenha alguém com alçada compatível; caso contrário, ninguém (além do administrador) consegue cotar aquele item.
- O tipo de um produto pode ser diferente em cada empresa (emitente) do sistema. Na cotação e na ordem de compra vale o tipo do produto na empresa do documento; na solicitação, basta o produto ter o tipo da alçada em alguma das empresas. Se um comprador não encontrar um produto na busca, confira o tipo dele no cadastro de estoque daquela empresa.
- Hoje a aprovação por valor tem um único nível: basta uma aprovação de alguém com limite suficiente ou do aprovador de cotação/OC para liberar a ordem.