Visualizar Solicitação de Compra

Ao abrir uma solicitação, você vê seus dados, os itens pedidos e pode dar sequência ao fluxo de compra: aprovar ou rejeitar (se você faz parte da equipe), vincular produtos aos itens livres e gerar a cotação.

Acesse pelo caminho:

  Início/Compras/Ordem de Compras/Solicitações/Nº [número]

Dados da solicitação

Solicitante — quem registrou o pedido.
Aprovação — "Aguardando aprovação" enquanto pendente, quem aprovou ou rejeitou e quando, ou "Aprovada automaticamente" quando a Equipe de Compras não tem nenhum aprovador.
Status — veja a tabela de status no guia da listagem de Solicitações.
Data — quando a solicitação foi criada.
Observação — só aparece quando foi preenchida na criação.
Centro de Custo — centro de custo vinculado, ou "—" se não houver.
Motivo da rejeição — aparece em destaque quando a solicitação foi rejeitada com um motivo.

Itens da solicitação

A tabela mostra, para cada item: Tipo (Produto ou Insumo), nome do item, descrição, quantidade e data de necessidade. Abaixo do nome, o item pode trazer uma indicação:

"Sem produto do sistema" — o item foi pedido só com nome livre e ainda não tem produto/insumo vinculado.
"Fora da sua alçada" — o item não faz parte da sua alçada; quem cota esse item é a alçada responsável por ele.
"Em cotação Nº [número]" — o item já foi para uma cotação (sua ou de outra alçada). Ele continua visível aqui, mas não entra em outra cotação.

Uma solicitação pode ter itens de alçadas diferentes. Cada alçada cota só os seus itens, cada uma na sua vez, e a solicitação continua aberta até todos os itens estarem em cotação. Só então ela passa para Convertida.

Vinculando um produto a um item livre

Os membros da Equipe de Compras e quem pode atender a solicitação veem, na linha de um item sem produto do sistema, o ícone de corrente Vincular produto do sistema. Na janela que abre:

Confira o Item solicitado (nome e descrição livres).
Escolha Produto ou Insumo.
Busque e selecione o item do cadastro. Se ele ainda não existir, use o link "Não encontrou? Cadastrar produto" (ou "Cadastrar insumo"), que abre o cadastro em uma nova aba; depois de cadastrar, volte e busque de novo. O link só aparece para quem tem permissão de cadastrar produto ou insumo.
Clique em Vincular.

Membros da Equipe de Compras — podem vincular enquanto a solicitação está Pendente ou Aprovada. Assim o aprovador já deixa os itens prontos.
Quem tem alçada — pode vincular depois que a solicitação é aprovada, com qualquer produto, mesmo um que seja de outra alçada.

O produto vinculado define qual alçada atende o item. Se você vincular um produto de outra alçada, o item passa para a alçada responsável e o sistema avisa "O item foi direcionado para a alçada responsável por este produto." Se você não tiver mais nenhum item para atender naquela solicitação, a tela volta para a listagem.

O ícone de corrente só aparece em itens ainda sem produto. Trocar o produto de um item já vinculado é só para os aprovadores — para os demais, o sistema avisa "Somente o aprovador pode trocar o produto de um item já vinculado."

Quem não se encaixa em nenhum dos dois recebe a mensagem "Você não pode vincular itens nesta solicitação."

Enquanto houver item sem produto do sistema, a tela mostra o aviso "Há itens sem produto do sistema. Vincule um produto ou insumo a cada item: é ele que define qual alçada atende a solicitação, e a cotação só pode ser gerada com todos os itens vinculados." Uma solicitação só vira cotação ou ordem de compra quando todos os itens estão vinculados.

Documentos gerados

Quando a solicitação já deu origem a cotações ou ordens de compra, esta seção mostra um botão para cada uma:

Cotação #[número] — leva até a área de Cotações.
OC #[número] — abre os detalhes da Ordem de Compra gerada.

Ações disponíveis

Voltar — retorna para a listagem.
Gerar Cotação — disponível para quem pode atender a solicitação aprovada, quando todos os itens têm produto/insumo do sistema vinculado e ainda há itens seus sem cotação. Cria uma nova cotação já preenchida só com os itens que a sua alçada atende e que ainda não estão em cotação. Ao salvar a cotação, esses itens ficam marcados como "Em cotação Nº [número]".
Editar — disponível para quem fez a solicitação enquanto ela está Pendente (ou nasceu aprovada automaticamente e ainda não gerou cotação nem ordem de compra).
Aprovar e Rejeitar — aparecem para os membros da Equipe de Compras enquanto a solicitação está Pendente. A aprovação pede confirmação ("Aprovar a solicitação Nº [número]? Ela fica liberada para cotação e ordem de compra."); a rejeição permite informar um Motivo (opcional).

O caminho a partir desta tela é: solicitação → Gerar Cotação → a cotação (aprovada item a item pelo aprovador de cotação/OC, quando houver um) dá origem à Ordem de Compra com os itens aprovados. Esta tela não tem botão para gerar a Ordem de Compra direto da solicitação. Para comprar sem cotação, crie uma Ordem de Compra direta: ela não passa pela aprovação de cotação, mas respeita a alçada por valor e, se o aprovador de cotação/OC estiver com "Aprova ordens de compra" ligado, fica aguardando a aprovação dele.

Dicas adicionais

Se o botão Gerar Cotação não aparecer, confira: (1) se a solicitação já está Aprovada; (2) se todos os itens têm produto/insumo do sistema vinculado — use o ícone de corrente nos itens "Sem produto do sistema"; (3) se você tem alçada para pelo menos um dos itens; e (4) se os seus itens já não estão todos "Em cotação".