Nova Ordem de Compra

Este guia explica cada aba da tela usada tanto para emitir uma Ordem de Compra nova quanto para editar uma já existente.

  Início/Compras/Ordem de Compras/Emitir Ordem de Compra

Aba Fornecedor

Digite no campo Busque por um Fornecedor e selecione o fornecedor desejado. Assim que você seleciona, a tela mostra automaticamente os dados dele: Razão Social, Fantasia, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, contato, telefone, e-mail, cidade, estado e endereço completo — nenhum desses campos é editável aqui, eles só exibem o que já está no cadastro do fornecedor.

Aba Produtos

Adicionando itens

Digite no campo Busque por um produto para encontrar o item que você quer comprar. Cada produto adicionado entra na tabela com quantidade inicial 1.

Se você tentar adicionar um produto que já está na lista, o sistema avisa que ele já foi incluído.

Editando quantidade e preço

Clique no ícone de lápis (ou dê duplo clique em uma célula de quantidade ou preço) para habilitar a edição — isso libera a edição de quantidade e preço de todos os itens da tabela de uma vez, não apenas do item clicado. Pressione Enter em qualquer campo para recalcular os totais e sair do modo de edição.

Use o botão Excluir na linha para remover um item.

Datas por item

• Data Necessidade — quando o produto tem um lead time (prazo de entrega padrão) cadastrado, esta data já vem calculada automaticamente; caso contrário, vem preenchida com a data de hoje. Pode ser ajustada manualmente.
• Data Prevista de Entrega — vem preenchida com a data de hoje e pode ser ajustada manualmente.

Totais e impostos

A tela calcula automaticamente, com base nos dados de cada item (quantidade, preço e alíquotas): ICMS, PIS, COFINS e IPI — tanto do produto quanto do frete — e mostra os totais gerais da ordem.

Forma de pagamento e parcelas

• Forma de Pagamento — selecione entre as opções cadastradas no sistema.
• Parcelas — digite o número de dias até o vencimento de cada parcela e tecle Enter para adicioná-la (ex.: digite "30" e tecle Enter para uma parcela em 30 dias). Repita para cada parcela desejada.

O sistema calcula automaticamente as datas de vencimento e divide o valor total igualmente entre as parcelas informadas, mostrando o resultado logo abaixo.

Aba Transportadora

Preencha apenas se a compra tiver transporte associado:

• Busque por uma Transportadora — some do formulário quando o Tipo Frete escolhido é "Sem Ocorrência de Transporte".
• Tipo Frete — CIF (Remetente), FOB (Destinatário), Terceiros, Transporte Próprio/Remetente, Transporte Próprio/Destinatário ou Sem Ocorrência de Transporte.
• Espécie Volume — tipo de volume transportado.
• UF Veículo e Placa do veículo.

Ao selecionar uma transportadora, a tela mostra automaticamente seus dados: Razão Social, Fantasia, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, telefone, e-mail, cidade, estado e endereço. Também exibe o Volume Total, Peso Total e o Frete Total calculados a partir dos itens da aba Produtos.

Aba Informações Adicionais

Um campo de texto livre para observações sobre a ordem de compra.

Aba Fluxo de Compras

Disponível apenas ao editar uma ordem já existente, ou quando ela nasceu a partir de uma Solicitação de Compra ou de uma Cotação. Mostra, em modo consulta, o histórico de etapas da ordem: etapa, usuário responsável, data/hora e referências. Se não houver nenhum registro, aparece a mensagem "Nenhum registro de conversão no fluxo de compras para esta ordem."

Salvando

Clique em Salvar. O sistema pede o Centro de Custo — usado para gerar a conta a pagar provisionada a partir desta ordem — antes de concluir o salvamento. Selecione um centro de custo na árvore e clique em Confirmar.

Antes de salvar, o sistema verifica:

• Se há pelo menos um produto adicionado — senão, avisa: "Adicione ao menos um produto à ordem de compra."
• Se nenhum item tem preço unitário zerado — senão, avisa: "O produto '[nome]' possui preço unitário zerado. Informe o valor antes de salvar."
• Se a ordem veio de uma solicitação, se ela está aprovada, se todos os itens têm produto do sistema vinculado e se os itens estão dentro da sua alçada — senão, avisa com a mensagem correspondente (ex.: "Há itens fora da sua alçada de compras.").
• Se a ordem veio de uma cotação, se a cotação foi aprovada pelo aprovador de cotação/OC e se nenhum item dela foi reprovado na aprovação item a item. Produtos que não estavam na cotação podem ser incluídos normalmente.

Aprovação da ordem de compra

Ao salvar, o sistema decide se a ordem já nasce liberada ou se fica Aguardando aprovação:

Quando a ordem fica pendente, o sistema avisa: "A ordem de compra foi salva e está aguardando aprovação. Até lá ela fica bloqueada para compra." Ao editar uma ordem pendente ou reprovada, as regras são avaliadas de novo. Uma ordem já aprovada só volta a aguardar aprovação se o novo total passar do valor já aprovado e do limite da sua alçada.

Enquanto não for aprovada, a ordem fica visível e editável, mas não pode ser impressa, enviada por e-mail, finalizada nem vinculada a NF-e/recebimento, e a conta a pagar provisionada só é criada na aprovação.

Dicas adicionais

1. Sempre confira se o produto trouxe o preço da cotação automaticamente — se veio zerado, edite antes de salvar, já que a ordem não é salva com item sem preço.
2. Ao usar Parcelas, lembre-se que o valor total é sempre dividido igualmente entre elas — não é possível definir valores diferentes por parcela nesta tela.
3. A aba Fluxo de Compras é só de consulta: use-a para entender de onde veio a ordem (cotação, solicitação) e o que já aconteceu com ela, mas não é onde você aprova ou movimenta o processo.