Gerenciar Notas

A tela de Gerenciar Notas é o painel central para acompanhar todas as notas fiscais emitidas ou em andamento na sua empresa: NF-e, NFC-e, orçamentos e transferências. É nela que você autoriza uma nota, edita antes de emitir, reimprime documentos, envia boletos para o cliente e muito mais.

Acesse pelo caminho:

  Início/Faturamento/Nota Fiscal/Gerenciar Notas

Precisa criar uma nota nova? Veja o guia Criar Notas Fiscais.

Encontrando uma nota rapidamente

No topo da tela, você tem duas formas de localizar uma nota:

Busca rápida: digite o número da nota ou o nome do cliente no campo de busca e pressione Enter.
Filtros: clique no botão "Filtros" para abrir uma janela com opções mais completas:
- Data Início / Data Fim: período em que a nota foi criada.
- Número NF-e: disponível quando você filtra por NF-e ou Transferências.
- Produto: mostra apenas notas que contenham um produto específico.
- Tipo: escolha entre NFC-e, NF-e, Orçamento avulso, Orçamento, NF-e e Orçamento (mostra os dois juntos) ou Transferências.
- Status da NFe: Todos, Autorizada, Cancelada ou Erro de Emissão (disponível para NF-e e NFC-e).
- Tipo de NFe: Todos, Saída ou Entrada.
- Situação da NFe: quando você filtra por orçamentos, pode escolher entre Pré-faturado, Cancelado, Faturado, Análise Financeira, Bloqueio Financeiro, Análise de Estoque, Falta de Estoque, Revisar, Fabricado ou Todos.
- Somente notas com DIFAL: ativa esse interruptor para ver apenas notas sujeitas ao Diferencial de Alíquota.
Depois de configurar os filtros desejados, clique em Buscar. Se quiser recomeçar, use o botão Limpar.

Precisa levar essa lista para uma planilha? Use o botão Excel no topo da tela — ele exporta exatamente os resultados que estão filtrados na hora.

Entendendo as colunas da listagem

A tabela mostra, para cada nota: número da NF-e e da NFC-e, cliente, data de emissão, valor total e status. Dependendo do tipo do seu negócio, você também pode ver colunas extras, como representante, modalidade de frete, número da ordem de compra e do romaneio (para indústrias), ou forma de pagamento (para comércio).

Duas colunas merecem atenção especial:

Frete: mostra de forma rápida como a mercadoria será entregue (por exemplo "RETIRA", quando o próprio cliente busca o produto).
Domínio: uma bolinha indica se a nota já foi enviada para o seu sistema de contabilidade. Bolinha verde significa que já foi processada; bolinha vermelha significa que ainda não foi enviada — clique nela para tentar reenviar.

O que significa cada status da nota

Cada nota exibe uma ou mais etiquetas coloridas indicando em que ponto do processo ela está:

Etiqueta	O que significa
Autorizada	A nota foi validada e aceita pela Receita/Sefaz
Cancelada	A nota foi cancelada após a emissão
Correção	Foi emitida uma carta de correção para essa nota
Averbado	O seguro de transporte da carga foi confirmado
Faturado	A venda já foi convertida em faturamento
Pré-faturado	A nota ainda não foi separada/expedida
Expedição (verde)	A separação da mercadoria no depósito já foi concluída
Expedição (vermelho)	A separação da mercadoria ainda está pendente
Bonificação	Nota emitida como bonificação, sem cobrança
Financeiro	A nota está bloqueada por pendência financeira do cliente
Estoque	A nota está em análise por falta de estoque
Revisar	O orçamento precisa ser revisado antes de seguir
Fabricado	O item da nota já foi produzido
Rev. Autom.	A nota foi criada por automação e precisa da sua revisão
Autom.	A nota foi criada automaticamente e já está pronta

O badge de retorno da Sefaz (ex.: "Status 100")

Além das etiquetas de fluxo interno acima, cada nota já enviada à Sefaz mostra um badge com o código de retorno (cStat) da última tentativa de autorização:

🟢 Status 100 — o único código de sucesso. Significa "Autorizado o uso da NF-e": a nota foi validada e aceita oficialmente.
🔴 Erro [código] — qualquer outro código devolvido pela Sefaz (rejeição, denegação, duplicidade, erro de preenchimento etc.) aparece assim, com o número exato que a Sefaz retornou — por exemplo "Erro 204", "Erro 301", "Erro 539".

Passe o mouse sobre o badge (verde ou vermelho) para ver o motivo exato, no texto oficial devolvido pela Sefaz — é o mesmo texto que explica por que uma nota foi autorizada ou rejeitada, sem precisar abrir o XML.

A Sefaz tem centenas de códigos de rejeição possíveis (campo inválido, duplicidade de chave, divergência de dados cadastrais, etc.) — o Forven ERP não traduz cada um individualmente, ele sempre mostra o código junto com o motivo literal da Sefaz, que já é autoexplicativo na maioria dos casos. Uma nota rejeitada pode ser corrigida e reenviada para autorização.

Ações disponíveis em cada nota

Ao lado de cada nota, você encontra ícones de ação (nem todos aparecem sempre — dependem da situação da nota):

Visualizar detalhes: abre a nota para conferir todas as informações.
Editar: disponível enquanto a nota ainda não foi autorizada.
Documento auxiliar (DANFE): baixa o PDF da nota, do orçamento ou da nota simplificada.
Autorizar: envia a nota para autorização. Se o pagamento for em dinheiro, o sistema pode pedir o valor recebido para calcular o troco antes de autorizar; se for cartão, pode pedir a bandeira.
Boletos: baixa o boleto gerado para essa nota (só ativo quando a forma de pagamento gera boleto).
Duplicar: cria uma cópia da nota, útil para repetir um pedido parecido.
Excluir: disponível apenas para orçamentos ainda não convertidos em nota.

Clicando no ícone de lista (⋮) ao lado de cada nota, você acessa opções adicionais:

Enviar boletos por e-mail: abre um formulário para informar o e-mail do cliente (e cópias, se quiser).
WhatsApp: envia o documento diretamente para o número de telefone do cliente.
Simular Nota Fiscal: gera uma prévia do documento sem autorizar de verdade — ótimo para conferir antes de emitir.
Simular XML: gera uma prévia do arquivo XML, também sem autorizar.
Averbar NFe: confirma o seguro de transporte, quando sua empresa trabalha com seguradora.
Retornar ao representante: desfaz o faturamento e devolve o pedido para o representante revisar.
GNRE: gera a guia de recolhimento quando a nota tem Diferencial de Alíquota (DIFAL).

Ao tentar autorizar uma nota pela primeira vez, o sistema pode pedir o envio do seu certificado digital (arquivo .pfx e senha) ou o Token CSC, usado para gerar o QR Code de NFC-e. Você só precisa configurar isso uma vez.

Mensagens que você pode encontrar

Mensagem	O que significa
"Erro na autorização da NFe: [motivo]"	A Sefaz rejeitou a nota — o motivo exato vem do próprio fisco
"Erro ao comunicar com a Sefaz."	Falha de conexão/timeout ao tentar cancelar ou consultar a nota
"Nota em processamento, aguarde."	A Sefaz ainda não retornou o resultado do lote enviado
"Nota já foi emitida anteriormente."	Tentativa de autorizar uma nota que já está autorizada
"Aguardando expedição ser finalizada para autorizar NF-e."	A separação no depósito ainda não terminou (ver etiqueta Expedição)
"Certificado não configurado." / "Certificado expirado em [data]." / "Certificado Inválido."	Problema com o certificado digital usado para assinar a nota
"A senha é obrigatória."	Faltou informar a senha do certificado (.pfx)
"Formato inválido. Por favor, selecione um arquivo .pfx."	Arquivo de certificado enviado num formato errado
O campo "[Campo]" possui [N] caracteres, mas o limite permitido pelo fisco é de [M].	Um campo do cadastro (endereço, nome, telefone etc.) excede o tamanho aceito pela Sefaz
O valor informado para "[Campo]" não é aceito pelo fisco.	Um campo tem um valor em formato que a Sefaz rejeita (ex.: CEP, CNPJ)

Os erros de campo (tamanho, formato) sempre indicam o nome do campo problemático (ex.: CNPJ, CEP, Inscrição Estadual, Razão Social) — corrija o cadastro do cliente ou do produto apontado e tente autorizar de novo.

Dicas adicionais

Se a lista aparecer vazia com a mensagem "Sem Notas Nesse Período", tente ampliar o período de datas ou revisar os filtros aplicados.
Use o filtro de Status combinado com o de Tipo para separar rapidamente notas pendentes de autorização das já concluídas.
A opção "Buscar por número ou cliente" é a forma mais rápida de achar uma nota específica sem precisar abrir os filtros.
Ao ver um badge vermelho "Erro [código]", passe o mouse sobre ele antes de mais nada — o motivo da Sefaz costuma dizer exatamente o que precisa ser corrigido.

Última atualização: 25/07/2026