Processo: Compras

Resumo do Módulo

O módulo Compras resolve o problema de trazer para dentro da empresa, de forma controlada, tudo que ela precisa comprar de terceiros — com rastreabilidade de preço (cotação), governança de quem aprova (Equipe de Compras) e de quem pode comprar o quê e até que valor (Alçadas) e um caminho auditável até o produto chegar fisicamente no estoque e a conta a pagar nascer sozinha, sem digitação duplicada. Ele existe para evitar dois problemas clássicos: comprar sem comparar preço, e receber mercadoria sem que ela vire estoque e financeiro de forma consistente.

Fluxograma do Processo

Casos de uso

Cada linha é um cenário de configuração ou de compra, e o caminho que ele faz no fluxograma acima.

#	Cenário	O que acontece
1	Empresa simples: sem Equipe de Compras e sem alçadas	A solicitação já nasce Aprovada. Qualquer usuário com acesso às telas de cotação e O.C. cota ou cria a O.C., que nasce liberada. Na tela de Solicitações, cada usuário vê só as que fez.
2	Com aprovador na Equipe	A solicitação nasce Pendente. Um membro da equipe aprova (segue o fluxo) ou rejeita (fim, com motivo opcional).
3	Item pedido com nome livre	O item aparece para todas as alçadas. O aprovador (já na aprovação) ou qualquer usuário com alçada vincula um produto do sistema, e o item passa para a alçada que cobre esse produto. A cotação só pode ser gerada com todos os itens vinculados.
4	Alçada por tipo específico (ex.: um comprador só de Embalagem, outro só de Mercadoria para Revenda)	Cada comprador vê, na tela Solicitações, só as solicitações com itens do seu tipo. Ao montar a cotação ou a O.C., a busca mostra apenas os itens que ele atende — os demais nem aparecem.
5	Solicitação com itens de alçadas diferentes	Cada alçada vê a solicitação na tela Solicitações, mas só cota os seus itens. Os itens cotados ganham o selo "Em cotação Nº X" e não entram em outra cotação. A solicitação continua aberta para as outras alçadas e só vira Convertida quando o último item recebe cotação.
6	Com aprovador de cotação/OC, compra por cotação	A cotação nasce Aguardando aprovação. O aprovador decide item a item: escolhe o fornecedor de cada produto (o menor preço vem pré-selecionado) ou reprova o item. Só os itens aprovados viram O.C., que não passa de novo por ele.
7	Cotação com todos os itens reprovados (ou reprovada inteira)	A cotação fica Reprovada e não vira O.C. Para comprar, é preciso criar uma nova cotação pela tela Nova Cotação. Se a cotação veio de uma solicitação, os itens dela continuam "Em cotação" e não podem gerar outra cotação pela solicitação.
8	Sem aprovador de cotação/OC, compra por cotação	A cotação vira O.C. direto, com os itens que o comprador escolher.
9	O.C. direta (sem cotação e sem solicitação) e aprovador de cotação/OC com "Aprova ordens de compra"	A O.C. nasce Aguardando aprovação, bloqueada para compra até ele aprovar.
10	O.C. direta e aprovador sem essa opção (ou sem aprovador de cotação/OC)	A O.C. nasce liberada, a menos que passe do limite da alçada (cenário 11).
11	Total da O.C. acima do valor máximo da alçada de quem a criou (vinda de cotação ou direta)	A O.C. nasce Aguardando aprovação. Aprova quem tem alçada compatível com limite maior (ou sem limite), ou o aprovador de cotação/OC, mesmo sem a opção "Aprova ordens de compra".
12	O.C. pendente ou reprovada	Continua visível e editável, mas bloqueada: não imprime, não envia e-mail, não finaliza, não aparece para vincular NF-e e não gera financeiro. Ao editar, as regras são avaliadas de novo.

Regras do fluxo

1. Solicitação — nasce Pendente e é aprovada por um membro da Equipe de Compras (aprovador de solicitações ou aprovador de cotação/OC). Sem nenhum aprovador, já nasce Aprovada.
2. Itens vinculados — uma solicitação só vira cotação quando todos os itens têm um produto/insumo do sistema. Itens pedidos com nome livre aparecem para todas as alçadas e são vinculados por um aprovador ou por qualquer usuário com alçada; o item passa para a alçada que cobre o produto vinculado. Trocar o produto de um item já vinculado é só para os aprovadores.
3. Quem atende — com Alçadas de Compra cadastradas, só quem tem alçada compatível com os itens os cota (a alçada é avaliada item a item). A alçada pode ser Total, por tipo (insumo/produto inteiro ou tipos específicos do cadastro, como Embalagem ou Mercadoria para Revenda), por grupo ou só por valor. Nas buscas da cotação e da O.C., cada usuário só encontra os itens da sua alçada. Sem alçadas, não há restrição por item, mas na tela Solicitações o usuário comum vê só as que fez (a Equipe de Compras vê todas). O atendimento é feito na própria tela Solicitações.
4. Atendimento parcial — cada alçada gera a cotação dos seus itens ainda sem cotação, que ficam marcados como "Em cotação". A solicitação vira Convertida só quando todos os itens estão em cotação. A solicitação não gera O.C. direta: o caminho é sempre pela cotação.
5. Cotação → O.C. — com aprovador de cotação/OC cadastrado, a cotação precisa da aprovação dele, item a item, e só os itens aprovados (um fornecedor por produto) viram ordem de compra. Sem esse aprovador, é livre.
6. O.C. direta (sem cotação, criada pela tela de Ordens de Compra) — fica aguardando o aprovador de cotação/OC apenas quando ele está com "Aprova ordens de compra" ligado.
7. Alçada por valor — quando a alçada tem valor máximo, o total da O.C. (vinda de cotação ou direta) é conferido ao salvar. Acima do limite, a ordem aguarda a aprovação de alguém com limite maior ou do aprovador de cotação/OC.
8. O.C. pendente ou reprovada — fica bloqueada para compra: não imprime, não envia e-mail, não finaliza, não aparece na lista de O.C. para vincular NF-e nem recebe, e a conta a pagar provisionada só nasce na aprovação.

Conexões e Integrações

• Estoque — o botão Lançar Estoque só libera depois que todos os itens da nota estão vinculados a um produto/insumo do cadastro; a partir daí, a entrada é física e imediata (na Indústria, com escolha de depósito e lote de destino).
• Financeiro — o Centro de Custo escolhido na Ordem de Compra já provisiona a futura conta a pagar; o botão Lançar Financeiro, na tela de Notas Fiscais, efetivamente gera o título a pagar real, seguindo a forma de pagamento e parcelas definidas na O.C.
• Contabilidade — cada nota processada é sincronizada automaticamente com a contabilidade (indicador Domínio, verde quando o XML já foi enviado, vermelho quando pendente — com reenvio manual disponível).
• PCP — na tela de NF-e Indústria, a ação Criar O.P. transforma um insumo recém-recebido diretamente em uma nova Ordem de Produção, quando essa automação está habilitada.
• Recebimento (módulo próprio) — existe uma segunda porta de entrada para o mesmo fluxo de NF-e de compra (import → vínculo → lançar estoque/financeiro), voltada à equipe que recebe a carga fisicamente, com as mesmas ações e status.
• Cadastro de Fornecedores — não é um pré-requisito rígido: importar uma NF-e cadastra o fornecedor automaticamente se ele ainda não existir, então o processo pode nascer tanto do fluxo formal (solicitação → cotação → O.C.) quanto de uma nota que chega antes de qualquer cadastro prévio.